2. nodaļa. Grāmatvedības organizācijas dokumentu kopums un grāmatvedības kontrole

Grāmatvedības organizācijas dokumentu kopumā iekļaujamais minumus ir noteikts Grāmatvedības likuma 1.panta 1.daļas 5.puntā un arī MK noteikumu Nr.877 8.daļā. Izstrādājot dokumentus savam uzņēmumam, nav obligāti nepieciešams, lai tie būtu organizēti (nodalīti) tieši tā, kā tie uzskaitīti minētajos normatīvajos aktos. Būtiskākais ir tas, lai dokumentu kopumā būtu iekļauta visa prasītā informācija:

1. kārtība, kādā, ievērojot normatīvo aktu prasības, uzņēmumā:
   • kārto grāmatvedības reģistrus, norādot  to, vai grāmatvedības reģistrus kārto elektroniski vai papīra formā, un, ja šos reģistrus kārto elektroniski, norādot, kādu datorprogrammu izmanto;
   • sagatavo ārējos un iekšējos attaisnojuma dokumentus, norādot informāciju par konkrētiem attaisnojuma dokumentiem, (piemēram, dokumenta nosaukums, saturs vai forma, sagatavojamais eksemplāru skaits);
   • organizē dokumentu apriti;
   • veic inventarizāciju;
   • glabā grāmatvedības dokumentus, nosakot dokumentu sistematizēšanas kārtību, glabāšanas vietu un formu;
   • dokumentē un uzskaita uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, tai skaitā ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, kā arī izdevumus par uzņēmuma kā darba devēja vieglo transportlīdzekļu izmantošanu tādām vajadzībām, kas nav saistītas ar uzņēmuma saimnieciskās darbības veikšanu, ņemot vērā nodokļus reglamentējošo normatīvo aktu prasības.
2. grāmatvedības kontu plāns;
3. grāmatvedības politika;
4. citi uzņēmuma vadītāja izdotie dokumenti, kas nepieciešami uzņēmuma grāmatvedības kārtošanai.

Grāmatvedības uzskaiti kārtojot datorprogrammā, jāsniedz pamatinformācija par lietojamo datorprogrammu un grāmatvedības reģistru kārtošana nav jāskaidro. Minētā informācija rokasgrāmatā ir iekļauta Vispārējos grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumos (sk. rokasgrāmatas 5.nodaļu). Noteikumos papildus citai vispārēja rakstura informācijai tiek iekļauta arī grāmatvedības reģistru kārtošanas kārtība un grāmatvedības dokumentu glabāšanas kartība līdz to nodošanai uzņēmuma arhīvā.

Attaisnojuma dokumentu aprites kārtība ir apraksts (šajā rokasgrāmatā) vai shēma, kas ietver attaisnojuma dokumentu plūsmu saimniecisko darījumu sistēmas, šo dokumentu sagatavošanas vai saņemšanas, reģistrācijas, pārbaudes un apstrādes secību, izpildes termiņus, izpildītājus, uzņēmuma izdoto attaisnojuma dokumentu eksemplāru skaitu, glabāšanas vietu un ilgumu. Rokasgrāmatā aprakstītajam uzņēmumam ir šādas saimniecisko darījumu sistēmas:

1. preču un pakalpojumu iegāde;
2. norēķini ar preču piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem un uzņēmuma darbiniekiem;
3. izejvielu, materiālu un preču glabāšana;
4. preču pārdošana;
5. norēķini ar pircējiem par pārdotajām precēm;
6. uzņēmuma darbības finansēšana;
7. ilgtermiņa ieguldījumi.

Minēto sistēmu apraksti, tos apvienojot ar grāmatvedības politiku, ir iekļauti šādās rokasgrāmatas nodaļās, tām pievienojot arī uzņēmuma sagatavojamo attaisnojuma dokumentu paraugus:

1. Ilgtermiņa ieguldījumu klasifikācijas kritēriji, to dokumentēšanas, novērtēšanas un uzskaites noteikumi (sk. rokasgrāmatas 8.nodaļu).
2. Apgrozāmo līdzekļu klasifikācijas kritēriji, to dokumentēšanas, novērtēšanas un uzskaites noteikumi (sk. rokasgrāmatas 9.nodaļu). Kā atsevišķs dokuments uz šo sadaļu ir attiecināmi arī Noteikumi par pārskatiem par skaidrās un bezskaidrās naudas avansu izlietojumu(sk. rokasgrāmatas 13.nodaļu);
3. Pašu kapitāla instrumentu un saistību klasifikācijas kritēriji, to dokumentēšanas, novērtēšanas un uzskaites noteikumi (sk. rokasgrāmatas 10.nodaļu).
4. Ieņēmumu un izdevumu klasifikācijas kritēriji un uzskaites noteikumi (sk. rokasgrāmatas 11.nodaļu). 

Rokasgrāmatā iekļauti arī šādi dokumenti:

1. Kontu plāna un kodu lietošanas noteikumi (sk. rokasgrāmatas 6.nodaļu);
2. Gada pārskata un citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi. Minētā prasība neattiecas uz uzņēmumiem, kuru gada pārskatu vai citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanu reglamentē konkrēts normatīvais akts. Rokasgrāmatas 7.nodaļā kā ieteicama ir sniegti par gada pārskatu sagatavošanas noteikumi;
3. Noteikumi par inventarizāciju veikšanu (sk. rokasgrāmatas 14.nodaļu).
4. Noteikumi par transportlīdzekļu izmantošanas izdevumu uzskaiti un dokumentēšanu (sk. rokasgrāmatas 12.nodaļu). Šie noteikumi, kā arī Noteikumi par pārskatiem par skaidrās un bezskaidrās naudas avansu izlietojumu (citi uzņēmuma vadības noteiktie dokumenti - sk. rokasgrāmatas 13.nodaļu) varētu tikt iekļauti arī aprakstā Apgrozāmo līdzekļu klasifikācijas kritēriji, to dokumentēšanas, novērtēšanas un uzskaites noteikumi, tomēr tas nav ieteicams, jo ar šo dokumentu saturu jāiepazīstina arī citi darbinieki, uz kuriem tie attiecas. Šie darbinieki nav grāmatveži, tāpēc viņiem nav jālasa visa informācija par apgrozāmo līdzekļu grāmatvedības uzskaiti.

Papildus iepriekš uzskaitītajiem dokumentiem grāmatvedības organizācijas dokumentos var iekļaut arī noteikumus par izdevumu, kas saistīti ar paaugstinātu nodokļu risku, uzskaiti, tādu kā nepersonificējamie, reklāmas un reprezentācijas izdevumi, taču šo informāciju var iekļaut arī dokumentā Ieņēmumu un izdevumu uzskaites noteikumi. Šajā rokasgrāmatā noteikumi par reprezentācijas un personāla ilgtspējas izdevumiem ir iekļauti 15.nodaļā Reprezentācijas izdevumu uzskaite.

Komandējumu izdevumiem un kases operācijām noteikumi parasti nav jāizstrādā, jo:

1. komandējumu izdevumi jāuzskaita un kases operācijas jāveic atbilstoši spēkā esošo MK noteikumu prasībām;
2. kases operāciju aprakstam jābūt iekļautam kasieres darba pienākumu aprakstā vai arī dokumentā Apgrozāmo līdzekļu klasifikācijas kritēriji, to dokumentēšanas, novērtēšanas un uzskaites noteikumi.

Vispārējos grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumos nav nozīmes pārkopēt MK noteikumu Nr.877 10.daļas Grāmatvedības kontroles pasākumu veidi tekstu. Kontroles kārtībai un procedūrām jābūt iekļautai darbinieku darba pienākumu aprakstos, uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumos, kā arī grāmatvedības organizācijas dokumentos, piemēram, attaisnojuma dokumentu aprites, to uzglabāšanas un datu aizsardzības aprakstos. Grāmatvedības organizācijas dokumenti, kas pilnībā attiecas tikai uz grāmatvedības kontroli, ir noteikumi par inventarizāciju veikšanu un inventarizācijas instrukcijas kā šī dokumenta sastāvdaļa vai pielikumi tam.

Grāmatvedības kontrole ir daļa no uzņēmuma iekšējās kontroles sistēmas, kurai jānodrošina šādi mērķi:

1. īpašuma saglabāšana;
2. finanšu uzskaites precizitātes un ticamības nodrošināšana;
3. uzņēmuma saimnieciskās darbības atbilstība normatīvajiem aktiem;
4. sekošana uzņēmuma darbības mērķiem.

Pirmie divi mērķi attiecas uz grāmatvedības kontroli, pēdējie divi – uz administratīvo kontroli.

Grāmatvedības kontroles pasākumu mērķi ir šādi:

1. nepieļaut pārkāpumus uzņēmuma mantas saglabāšanā un krāpšanu, kļūdas vai neatbilstības uzņēmuma grāmatvedības dokumentos;
2. atklāt pārkāpumus uzņēmuma mantas saglabāšanā vai kļūdas grāmatvedības datos;
3. kontrolēt uzņēmuma finanšu uzskaites precizitāti un nodokļu aprēķināšanas pareizību;
4. atklāt un labot tās pieļautās kļūdas, kuras nav novērstas, piemēram, ārēja revidenta piesaistīšana gada pārskata sagatavošanas vai tā pārbaudes laikā un viņa atklāto kļūdu labošana ar koriģējošiem ierakstiem grāmatvedības reģistros;
5. nepieļaut grāmatvedības dokumentos iekļautās informācijas zaudēšanu.

Lai sasniegtu grāmatvedības kontroles mērķus, uzņēmuma vadītājs var paredzēt šādus kontroles pasākumus (MK noteikumu Nr.877 98.punkts):

1. darbinieku pienākumu nodalīšana – darbiniekam, kuram dotas tiesības veikt saimniecisko darījumu un par to sagatavot attaisnojuma dokumentu, netiek dotas tiesības arī šo dokumentu pašam apstiprināt, pārbaudīt, iegrāmatot un iekļaut finanšu pārskatā, vienlaikus nosakot, kuras no minētajām funkcijām ir cita darbinieka pienākums, vai vismaz to, ka atsevišķu funkciju izpildē iesaistīts arī otrs darbinieks;
2. atbildīgo darbinieku noteikšana par uzņēmuma skaidrās naudas un ķermenisko lietu glabāšanu, kā arī par bezķermenisko lietu dokumentācijas saglabāšanu;
3. pieejas ierobežošana uzņēmuma mantai – personām, kuras nav par attiecīgo lietu glabāšanu atbildīgie darbinieki, nosaka piekļuves ierobežojumu vietai, kur glabājas uzņēmuma skaidrā nauda, ķermeniskās lietas vai bezķermenisko lietu dokumentācija;
4. prasība par īpašas uzmanības pievēršanu neparastam vai aizdomīgam darījumam, tai skaitā maksājumam skaidrā naudā, kura apmērs pārsniedz noteikto summu (limitu) – nosaka darbinieku pienākumus gadījumā, ja viņi konstatē, ka paredzētais vai veiktais saimnieciskais darījums ir neparasts vai aizdomīgs;
5. prasība vienveidīgu saimniecisko darījumu dokumentēšanai izmantot attiecīgo attaisnojuma dokumentu veidnes (ja dokumentu sagatavo elektroniski) vai veidlapas (ja dokumentu sagatavo papīra formā).

Piemēram, lai nodrošinātu 1.punktā minētos kontroles pasākumus, jānodrošina, lai:

1. grāmatvedības kārtošanas funkcija ir atdalīta no pārējām uzņēmuma saimnieciskās darbības funkcijām;
2. grāmatvedības kārtošanu veic konkrētos grāmatvedības jautājumos kompetenta persona – grāmatvedis vai ārpakalpojumu grāmatvedis, un ar šo personu ir noslēgts attiecīgs rakstveida līgums, kurā noteikti šīs personas pienākumi, tiesības un atbildība grāmatvedības kārtošanas jautājumos.

Persona, kura ir tiesīga kārtot grāmatvedību, ir grāmatvedis vai ārpakalpojumu grāmatvedis, kas atbilst Grāmatvedības likuma VII nodaļā uzskaitītajām prasībām. Jāpiebilst, ka Grāmatvedības likumā minētais grāmatvedis ir tikai tāds grāmatvedis, kurš sagatavo gada pārskatu un citus uzņēmuma pārskatus. Tas neatbilst Profesiju klasifikatoram, atbilstoši kuram ir arī grāmatveži, kuri šādus pārskatus nesagatavo. Mazos uzņēmumos pārsvarā grāmatvedību kārto grāmatvedis, kas atbilst gan Gada pārskatu un konsolidēto gadu pārskatu likumam, gan Profesiju klasifikatoram – kods 1211 Galvenais grāmatvedis, galvenā grāmatveža vietnieks.

Praksē nelielajos uzņēmumos iekšējās kontroles pasākumi nav dokumentēti, jo nav iekļauti grāmatvedības organizācijas vai citos iekšējos dokumentos vai arī šādu dokumentu nav vispār. Tas nenozīmē, ka kontrole nepastāv vispār, jo ikviena uzņēmuma vadība vēlas nodrošināties pret mantas zudumiem, kļūdām grāmatvedības uzskaites un finanšu pārskatu datos, kā arī nodokļu aprēķināšanā. Būtiskākie  kontroles pasākumi (MK noteikumu Nr. 877 100.punkts), pat ja tie nav formāli apstiprināti, ir šādi:

1. kustamu un nekustamu ķermenisku lietu un skaidrās naudas un krājumu atlikumu inventarizācijas, tai skaitā skaidras naudas un krājumu atlikumu ārkārtas inventarizācijas (bez iepriekšēja brīdinājuma) veikšana, inventarizācijas rezultātu salīdzināšana ar grāmatvedības datiem un atklāto starpību, ja tādas ir, rašanās cēloņu analizēšana vai izmeklēšana un grāmatvedības datu precizēšana;
2. uzņēmuma kontos esošās bezskaidrās naudas atlikumu summu salīdzināšana ar kredītiestādēm vai citiem maksājumu pakalpojumu sniedzējiem, saistību atlikumu summu salīdzināšanu ar piegādātājiem un citiem kreditoriem, atklāto starpību, ja tādas ir, rašanās cēloņu analizēšanu vai izmeklēšanu un grāmatvedības datu precizēšanu;
3. regulāras attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru pārbaudes (parasti gada pārskatu revīziju ietvaros), lai iegūtu pārliecību, ka:

• sagatavojot attaisnojuma dokumentus un kārtojot grāmatvedības reģistrus, ir ievērotas Grāmatvedības likumā un citos grāmatvedības jomas normatīvajos aktos noteiktās prasības un grāmatvedības organizācijas dokumentos noteiktā kārtība;
• attaisnojuma dokumentos ietvertās ziņas ir patiesas un saimniecisko darījumu novērtējums naudas izteiksmē ir pareizs;
• katrs attaisnojuma dokuments ir savlaicīgi un precīzi iegrāmatots (piemēram, pārbauda, vai attaisnojuma dokumenta saturs, tai skaitā saimnieciskā darījuma vērtība naudas izteiksmē atbilst ierakstam grāmatvedības reģistros, vai lietoti atbilstošie grāmatvedības konti, kodi, simboli u. tml.);
• visi saimnieciskie darījumi, kas attiecas uz pārskata gadu, ir apliecināti ar attaisnojuma dokumentiem un norādīti šī pārskata gada grāmatvedības reģistros un finanšu pārskatos.

Lai nepieļautu grāmatvedības dokumentos iekļautās informācijas zaudēšanu, var paredzēt šādus kontroles pasākumus (MK noteikumu Nr. 877 101.punkts):

1. pieejas ierobežošana grāmatvedības datiem (piemēram, lai nodrošinātu informācijas drošību, darbiniekiem piešķir un regulāri maina piekļuves paroles grāmatvedības datorprogrammai un veic attiecīgu elektroniskās identifikācijas procedūru, kas citai personai liedz piekļuvi šiem datiem);
2. atbildīgo darbinieku noteikšana par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu līdz to nodošanai uzņēmuma arhīvā un arī pēc tam, kā arī grāmatvedības dokumentu glabāšanas kārtības noteikšana uzņēmuma arhīvā;
3. ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, grāmatvedības datu rezerves kopiju sagatavošanas un glabāšanas kārtības noteikšana.

Grāmatvedības kontroles nodrošināšana ir uzņēmuma vadītāja pienākums, bet kontroles pasākumu iekļaušana  grāmatvedības organizācijas dokumentos jāveic grāmatvedei. Nelielos uzņēmumos, kuros nav grāmatvedības organizācijas dokumentu un darba pienākumu apraksti ir ļoti vispārēji, iekšējā kontrole, kaut arī nepilnīga, tomēr pastāv. Grāmatvedei, sagatavojot grāmatvedības organizācijas dokumentus,  jāveic grāmatvedības kontroles pasākumu apzināšana, un tie jāiekļauj šajos dokumentos. Lai to paveiktu, jāvāc, jāanalizē un jāapkopo informācija no visiem uzņēmuma darbiniekiem, jo bez sadarbības nav iespējams veikt grāmatvedības kontroles apraksta sagatavošanu.  Jāpiezīmē, ka nav jēgas un nozīmes izdomāt kontroles pasākumus, kuru reāli nav. Piemēram, ja grāmatvede uzņēmuma darbinieku vietā sagatavo pārskatus par avansu norēķiniem vai ceļazīmes, tad dokumentos nevar sniegt nepatiesu informāciju, ka to dara darbinieki.

Rokasgrāmatas skaidrojumos tiek vērsta uzmanība uz grāmatvedības kontroles pasākumiem dažādās saimniecisko darījumu sistēmās.

Grāmatvedības organizācijas dokumentos nav nepieciešams iekļaut darījumu ar saistītām pusēm vērtības atbilstības tirgus vērtībai pamatojums jeb transfertcenu politika. Darījumu vērtības noteikšana darījumos ar saistītām pusēm nav grāmatvedes darba pienākums - uzskaites funkcijām jābūt nodalītām no pārējām uzņēmuma saimnieciskās darbības funkcijām. Šādu dokumentāciju jāsagatavo tiem uzņēmuma darbiniekiem, kas pārzina tirgus un mārketinga jomu.

Grāmatvedei nav jāsagatavo un MK noteikumi Nr.877 arī neprasa grāmatvedības organizācijas dokumentos iekļaut vispārīgos grāmatvedības informācijas datorsistēmu drošības noteikumus un grāmatvedības datu aizsardzības obligātās tehniskās un organizatoriskās prasības uzņēmumā.

Visus grāmatvedības un citu speciālistu izstrādātos grāmatvedības organizācijas dokumentus apstiprina un par to saturu atbild uzņēmuma vadītājs, ja speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos attiecībā uz kādiem konkrētiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem nav noteikts citādi. Neapstiprinātam (neparakstītam) dokumentam nebūs juridiskā spēka un tas nevienam nebūs saistošs. 

Izstrādājot dokumentus, tajos jānorāda datums, sākot ar kuru tie ir jāpiemēro. Ja datums nav norādīts, tad tiek pieņemts, ka spēkā stāšanās datums ir tas datums, ar kuru dokumentu ir apstiprinājis uzņēmuma vadītājs.

Dokumenti regulāri jāpārskata un tajos jāveic korekcijas atbilstoši izmaiņām normatīvajos aktos un uzņēmuma grāmatvedības uzskaitē (tie jāatjaunina), tāpēc uzņēmuma vadītājam nevajadzētu apstiprināt grāmatvedības organizācijas dokumentus kā vienotu dokumentu paketi, bet gan katru dokumentu atsevišķi. Apstiprinot kāda grāmatvedības organizācijas dokumentācijā ietilpstošā dokumenta atjaunināto versiju, ar atsevišķu rīkojumu, sākot ar noteiktu datumu, par spēku zaudējušu jānosaka dokumenta iepriekšējā versija (rīkojuma paraugu sk. pievienotajā failā). Spēku zaudējušos dokumentus kopā ar vadītāja rīkojumiem (to kopijām) jāuzglabā atsevišķā mapē. Alternatīva pieeja dokumentācijas atjaunināšanai: uzņēmuma vadītājs kā atsevišķu dokumentu apstiprina sagatavotās izmaiņas grāmatvedības organizācijas dokumenta sākotnējā versijā, kuras pievieno šim sākotnējam dokumentam, tomēr šāda pieeju autors uzskata par neērtu dokumentu lietošanai. Piemēram, var salīdzināt, kas ir vieglāk: lasīt normatīvo aktu aktuālās versijas vai arī sākotnējās versijas ar daudzām izmaiņām atsevišķos dokumentos. Jebkurā gadījumā vienā dokumentu paketē nevajadzētu uzkrāt spēku zaudējušos un aktuālos dokumentus.